13 viikon kassaennuste
Yksi vuosineljännes viikkoina. Riittävän pitkä, että ehdit reagoida, ja riittävän lyhyt, että luvut ovat oikeita. Tämä on se ennuste, jota rahoittajat ja sijoittajat kysyvät ensimmäisenä.
Miksi juuri 13 viikkoa?
Kolmetoista viikkoa on kvartaali. Sen sisään mahtuu kolme palkkapäivää, kolme alv-eräpäivää, yksi ennakkoveron erä ja useimpien asiakkaiden koko maksusykli. Lyhyemmällä jänteellä et näe esimerkiksi kuun 12. päivän kasaumaa ajoissa. Pitemmällä jänteellä luvut muuttuvat arvauksiksi: harva tietää, mitä laskuttaa neljän kuukauden päästä.
13 viikkoa on aika, jossa lähes kaikki kassatoimenpiteet ehtivät vaikuttaa. Maksuehdon muutokset näkyvät 30–60 päivässä. Factoringsopimus saadaan käyntiin 2–4 viikossa. Verottajan maksujärjestely ratkeaa parissa viikossa. Jos ennuste näyttää ongelman viikolla 9, se on ratkaistavissa.
Rullaava ennuste: maanantairutiini
13 viikon kassaennuste on rutiini. Kassaennusten arvo syntyy päivittämisestä. Näin se menee joka maanantai, ja siihen menee 20–40 minuuttia:
1. Kirjaa toteutunut kassa
Avaa verkkopankki (tai kirjanpidon saldo, jos se on ajantasalla) ja kirjoita perjantain loppusaldo.
Vertaa siihen, mitä ennustit viikko sitten. Ero on tärkein luku, jonka opit.
2. Selvitä ero
Jäikö asiakkaan maksu tulematta? Unohtuiko lasku maksamatta? Kolmen viikon jälkeen tiedät, ketkä asiakkaat maksavat myöhässä ja mitkä menot unohtuvat.
3. Poista kulunut viikko, lisää ensimmäinen viikko.
Ennuste rullaa: se ulottuu aina 13 viikkoa eteenpäin.
4. Päivitä reskontrat
Uudet myynti- ja ostolaskut eräpäivien mukaan. Käy reskontra läpi huolellisesti, ja varmista, että se on ajantasalla. On erittäin tärkeää, että lasku on joko pankkitilillä tai reskontrassa. Kassaennuste heittää, jos se on mukana molemmissa. Vie avoimet myynti- ja ostolaskut kassaennusteeseen. Siirrä myöhässä olevat saamiset realistiselle viikolle, älä jätä niitä "viime viikolle". Muistuta systemaattisesti avoimista laskuista.
5. Katso alin piste
Millä viikolla kassa on alimmillaan ja paljonko? Jos luku on lähellä nollaa tai sen alla, se viikko on nyt tärkein työtehtäväsi.
Kolme lukua, jotka ennusteesta luetaan
Alin kassa
Pienin loppukassa 13 viikon aikana. Tämä on yrityksesi todellinen puskuri. Jos tilillä on tänään 80 000 euroa mutta alin piste viikolla 6 on 4 000 euroa, sinulla on 4 000 euroa käytettävissä, ei 80 000.
Ennustevirhe
Toteutunut kassa miinus ennustettu kassa, viikko kerrallaan. Ensimmäisillä viikoilla virhe on iso. Kahden kuukauden jälkeen se on tyypillisesti alle 5 % viikon maksuvirrasta, ja silloin ennusteeseen voi luottaa.
Kassan riittävyys
Jos nettokassavirta on negatiivinen, montako viikkoa nykyinen kassa kestää. Startupissa tätä kutsutaan runwayksi. Pankki kutsuu sitä maksukyvyksi. Kyse on samasta luvusta.
Suuryhtiön ennuste ei ole sen monimutkaisempi kuin tämän sivuston pohja. Rivejä oli enemmän ja valuuttoja voi olla jopa pari kymmentä, mutta kaava oli sama: alkukassa plus tulot miinus menot.
Se, mikä tekee ennusteesta arvokkaan, ei ollut sen tarkkuus vaan kurinalaisuus ja sen säännöllisyys. Kun tehtaanjohtaja Brasiliassa tietää, että treasury kysyy joka maanantai hänen saamisistaan, saamiset alkavat tulla ajallaan. Sama pätee yrittäjään: kun katsot kassaa joka maanantai, alat tehdä pieniä päätöksiä, jotka pitävät sen kunnossa.